货物和服务项目集中采购操作规程(试行)

添加时间:2015-05-05  点击量:

第一条  为加强采购业务内部控制,规范货物和服务项目集中采购行为,促进廉政建设,根据《江苏省水利事业财务内部控制要点》、《江苏省水利厅单位分散采购流程规定》等规定,结合实际,特制定本操作规程。

第二条  处货物和服务项目集中采购范围:

  • 办公家具、空调设备、办公自动化设备、生活电器等通用资产,以及单价5000元以上或批量采购1万元以上固定资产;

  • 车辆保险、车辆加油、车辆维修;

  • 印刷品、办公消耗用品、工作服、电气材料等可以实行批量采购的易耗品;

  • 1万元以上信息技术服务、设备工具维保及检测检验服务、工程咨询管理服务等。

  • 其他按规定必须或有必要进行集中采购的货物和服务。

第三条  采购部门向处财务部门提出项目采购要求后,财务部门牵头召集会议,由采购部门、财务部门、项目主管部门、监察部门及其他有关部门参加,具体研究项目的采购方式。在采购部门对项目作介绍后,按以下要求确定采购方式:

  • 属于政府集中采购目录以内和政府采购限额标准以上的项目,实行政府采购。

  • 达到省厅集中采购限额标准以上或公开招标数额标准的项目,按照省厅规定实施采购。

  • 对只能从唯一供应商处采购的,或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的,或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要从原供应商处购置,且不超过原合同金额的百分之十的,可采用单一来源方式采购。采取单一来源方式的,应达成一致意见并形成纪要报单位办公会研究同意。

  • 不属以上类型的,必须采用竞争性谈判或询价方式。

第四条  采用单一来源采购方式采购的,由采购部门、财务部门、项目主管部门、监察等部门组成采购小组,由采购小组对同型号市场价格进行了解,在保证项目质量和双方商定合理成交价格的基础上进行采购。单一来源采购小组应当编写协商情况记录,主要内容包括:(一)协商日期和地点,采购人员名单;(二)供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格以及相关专利、专有技术等情况说明;(三)合同主要条款及价格商定情况。

协商情况记录应当由采购小组全体人员签字认可。

第五条  采用竞争性谈判或询价方式采购的,由采购部门(单位)代表(专家)、财务部门专家及项目主管部门专家、职工代表及其他部门组成竞争性谈判小组或询价小组。有特殊技术要求的,可聘请有关专家参加。竞争性谈判小组或询价小组成员应由3人以上单数组成,其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。

第六条  竞争性谈判或询价方式采购成交原则,不超过预算且质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求,按照报价最低成交的原则确定。非最低价成交的,必须报单位办公会研究确定(其中拟定成交价在20万元以上的,报省厅审批)。

第七条  采购文件要求在管理处网站发布采购公告和成交公告的,公告时间不少于3日。

第八条  采购文件要求供应商报价需交纳保证金的,保证金数额应当不超过采购项目预算的2%,最低不得少于1000元。保证金可以是银行出具的银行汇票或银行本票,必须从其基本账户转出。采购活动结束后,应及时退还保证金。

供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的;或成交供应商拒签合同的,保证金不予退还。

第九条  谈判文件或询价通知书应经竞争性谈判小组或询价小组审查通过后,报处分管领导审核,处主要领导签发。

第十条  谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求(资产配置标准、质量和服务要求等)、成交原则、报价要求、提交响应文件截止时间和地点、谈判(评定)具体时间、保证金交纳数额及形式等。

第十一条  竞争性谈判小组或询价小组审查第十条规定的谈判文件或询价通知书内容时,监察部门必须参加,同时应注意或明确以下事项:

(1)采购预算价是否超过政府采购协议供货限价和财政部门规定的资产配置标准;采购进口产品的,是否已经财政部门核准。

(2)是否需要在管理处网站发布公告;

(3)未经邀请而要求参加报价的供应商资格审查程序;

(4)确定邀请参加谈判的供应商名额及部门推荐供应商的具体名额,必须做到符合相应资格条件参加谈判的供应商为3家以上且为2个以上部门推荐,不得在会上公布供应商的名单。对采购预算在20万元以上的项目,根据需要可由厅财审处再另行推荐1家供应商参加。

(5)供应商采购文件与报价文件按“谁推荐、谁送达、谁接收”的原则办理。禁止谈判小组、询价小组或单位其他人员向邀请参加谈判的供应商或其他人员透露参加谈判的供应商的名单和联系方式等信息。

第十二条 供应商察看现场及为供应商解答疑问。供应商如有疑问的,由其与推荐部门联系,由推荐部门联系采购部门确定具体时间答复疑问。采购部门不得安排供应商同时察看现场。禁止陪同察看现场的采购部门人员打听供应商的单位、联系方式,或者将本单位及本人的联系方式提供给供应商。采取必要措施防止参加谈判的各供应商之间相互串通。在第一次响应文件接收截止时间前,如采购文件有实质性变动的,应当以书面形式通知所有供应商。

第十三条  竞争性谈判小组、询价小组在对响应文件进行谈判、评审时,应遵守以下纪律:除监察人员联系电话外,所有人员通讯工具一律关闭;谈判期间不得向任何一方透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息;谈判期间所有人员(含监察人员)不得擅离现场;与供应商电话澄清问题时应使用免提等。

第十四条  供应商应当在谈判文件、询价通知书要求的截止时间前,将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件,谈判小组、询价小组应当拒收。

第十五条  谈判小组与供应商谈判流程及需要注意事项:

(一)在谈判现场对参加谈判供应商代表的身份证原件登记及审核,如是委托代理人,需查验授权委托书,正常交费的养老保险或医疗保险证明,能证明委托代理人系供应商单位职工身份的材料。如不能确认的,应取消该供应商参加谈判资格,并记入有关诚信档案。

(二)查验供应商报价密封情况,密封完好并拆封。如未密封、不公开报价的,应让提供报价文件的供应商签字确认。

(三)审核供应商的基本信息、谈判文件是否响应,提出谈判时需供应商分别澄清的问题,谈判小组明确谈判要点。

(四)谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。谈判小组对供应商谈判报价文件中含义不明确、同类问题表述不一致或有明显文字和计算错误的,可以要求供应商以书面形式加以澄清、说明或纠正,并要求其授权代表签字确认。不能澄清的实质问题或者经确认资质条件不符合的,谈判小组研究后通知其不再参加报价。

(五)各供应商在规定的时间内分别报价,报价单装入指定信封,未收齐所有供应商报价,谈判人员不得拆看已递交的报价。报价单收齐后,集中宣读各轮各供应商报价直至最后报价。

(六)在不超过预算的情况下,从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照最后报价由低到高的顺序确定第一、二名成交候选人。

(七)谈判小组应将谈判情况形成评审报告并分别签字。

第十六条  询价小组评审流程及需要注意事项:

(一)查验供应商报价密封情况。如未密封,应查明原因,属接收后的原因,应停止本次询价进行重新询价并查明原因。属报价供应商自身原因,由询价小组根据情况确定是否作为有效报价文件。

(二)拆封报价文件。具备拆封报价文件条件的,将所有报价文件现场拆封唱价。

(三)审核供应商的基本信息、询价文件是否响应,提出需向供应商澄清的问题。对询价文件没有响应的问题或需澄清的问题,现场向供应商电话免提确认释疑并要求供应商盖章、法定代表人签字后传真。未向供应商就有关问题进行澄清或澄清后符合条件的,不得将供应商报价定为无效报价。

(四)在不超过预算的情况下,从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中,按照报价由低到高的顺序确定第一、二名成交候选人。

(五)询价小组将评审情况形成评审报告并分别签字。

第十七条  谈判小组、询价小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告,其主要内容包括:

(一)邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况,以及参加采购活动的供应商名单;

(二)评审日期和地点,谈判小组、询价小组成员名单;

(三)评审情况记录和说明,包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等;

(四)提出的成交候选人的名单及理由。

第十八条  采购单位应按采购文件及评审报告确定的采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项与成交供应商签订采购合同。

第十九条  集中采购的项目由项目主管部门牵头成立采购验收小组组织验收,并形成验收报告。财务部门根据合同及验收报告支付供应商价款。

第二十条  加强对新增固定资产的管理,在支付采购款项的同时,及时办理新增固定资产的登记手续。

第二十一条  采购单位应明确专人妥善保管与采购活动相关的采购文件,做好整理归档工作,保管期限不少于10年。

第二十二条  本规程由处采购领导小组负责解释,自发布之日起施行。

附件:集中采购项目采购文件审批表


  • 重要链接:
地方水利:     南京市    |     无锡市    |     徐州市    |     常州市    |     苏州市    |     南通市    |     连云港市    |     淮安市    |     盐城市    |     扬州市    |     镇江市    |     泰州市    |     宿迁市
直属单位:     骆运管理处    |     淮沭河管理处    |     总渠管理处    |     洪泽湖管理处    |     江都管理处    |     秦淮河管理处    |     太湖管理处    |     防汛抢险中心